ProLogis – Dialog i budowanie relacji z pracownikami

Globalne spowolnienie gospodarcze, odnotowane pod koniec 2008 roku, spowodowało zmiany również na rynku deweloperów powierzchni magazynowych. Sytuacja ekonomiczna w Polsce skłoniła zarówno deweloperów jak i najemców powierzchni magazynowej do weryfikacji, a czasem zmiany przyjętych planów czy strategii.
ProLogis z konieczności dostosowania się do nowych warunków gospodarczych, zrewidował swoją globalną strategię i podjął działania mające na celu utrzymanie stabilności firmy, ochronę zasobów ludzkich i kapitału oraz zabezpieczenie interesów akcjonariuszy. Gwarancją skuteczności planu oszczędnościowego byli pracownicy firmy, od których w większości zależało jego wdrożenie.

Szczególnie w momencie spowolnienia tempa wzrostu gospodarczego wzrasta ranga rzetelnej informacji kierowanej do pracowników. Dlatego tak ważne jest, by w sposób systematyczny, zaplanowany i jasny przekazywać informacje o aktualnej sytuacji firmy, rynku, o planach, podjętych działaniach, sukcesach i zagrożeniach. Ważne, by pracownicy dowiadywali się o sprawach, które ich dotyczą nie z mediów, ale od własnego pracodawcy. Należy przede wszystkim czuwać nad tym co dzieje się w organizacji, kontrolować nastroje pracowników i odpowiadać na zapotrzebowanie informacyjne personelu.

Dobra praktyka ProLogis polegała na przygotowaniu i wdrożeniu globalnej efektywnej strategii komunikacji wewnętrznej uwzględniającej specyfikę lokalnych rynków,
na których firma działa. Projekt zakładał stworzenie i implementację zintegrowanych narzędzi komunikacji z pracownikami. Według ProLogis dobrze poinformowany pracownik jest lepiej zmotywowany i  łatwiej mu utożsamiać się z celami, wyzwaniami, a także zagrożeniami jakie stoją przed organizacją.

Podstawowymi narzędziami wykorzystywanymi we wdrożeniu strategii komunikacji wewnętrznej były:
• globalna ankieta satysfakcji pracowników,
• kwartalne globalne wideokonferencje z przedstawicielami Zarządu i wyższej kadry menedżerskiej, podczas których pracownicy mogli czynnie włączyć się do dyskusji lub zadać nurtujące ich pytania
• coroczne grupowe i indywidualne spotkania globalnego szefa spółki
z pracownikami regionalnych biur ProLogis na całym świecie
• serwis intranetowy tzw. ProLogis HUB skierowany do pracowników;
• wewnętrzne newslettery mailowe – ProLogis CEE Insider;
• tablica motywacyjna zainstalowana w firmowej kuchni;
• równoległe zaangażowanie personelu w program „Zielona Ścieżka’ związany
z zagadnienia zrównoważonego rozwoju;
• programy coachingowe i treningowe dla pracowników.

Plan komunikacyjny zakładał włączenie pracowników w proces zmian na jak najwcześniejszym etapie, dokładne wyjaśnienie pełnego kontekstu zmian (przyczyny, cele, skutki, czas trwania), uświadomienie skutków zaniechania zmian

Skuteczność wdrożonej praktyki można badać na dwóch płaszczyznach. Po pierwsze
w dobie kryzysu wszyscy pracownicy swoim zaangażowaniem przyczynili się do sprawnego wdrożenia planu naprawczego, a w konsekwencji do dalszego rozwoju organizacji. Drugą metodą pomiaru skuteczności była globalna ankieta satysfakcji pracowników przeprowadzona w drugiej połowie 2009 roku. Ankieta została przygotowana w sześciu językach i badała nastroje pracowników, ich oczekiwania w stosunku do pracodawcy oraz podejście do zmian. W ankiecie udział wzięło 90% wszystkich pracowników ProLogis na świecie – sama frekwencja świadczy
o znaczącym zaangażowaniu pracowników w codzienne życie firmy. Rezultaty ankiety były bardzo pozytywne i pozwoliły określić obszary rozwoju.

Dzięki strategii komunikacji wewnętrznej dialog prowadzony z pracownikami w kryzysie posłużył przede wszystkim do ich zmotywowania, edukacji i informowania o sytuacji firmy i stali się ambasadorami tych zmian w kontakcie z otoczeniem.
Dla firmy oznaczało to korzyści w postaci zachowania ciągłości operacyjnej. Dzięki zrozumieniu sytuacji przez pracowników nasi Klienci nie odczuli niestabilności jaką można było zaobserwować na rynku.

Strategia komunikacji wewnętrznej będzie konsekwentnie realizowana, a także zostanie integrowana z systemem nagradzania oraz oceną pracowniczą. W ramach projektu „Mapa talentów” specjaliści w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi zdiagnozują potencjał rozwojowy pracowników oraz zidentyfikują obszary, w których dany pracownik powinien się specjalizować czy doskonalić. Dla każdego „talentu” zostaną przygotowane zindywidualizowane narzędzia i spersonalizowane ścieżki rozwoju kariery.