Komunikacja – pomocne narzędzia

Lokalizacja komunikacji w firmie – możliwe warianty i ich znaczenie:

Dział komunikacji bywa różnie zlokalizowany w firmie. Zwykle znajduje się on w dziale HR, PR lub Marketingu. Decyzja gdzie powinna być zlokalizowana ta komórka, jest bardzo ważna, ponieważ powinna działać ona najbardziej efektywnie.

  • Komunikacja w dziale PRułatwia organizację komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej w firmie – pozwala dotrzeć do obszarów zewnętrznych i jednocześnie skoordynować ją z komunikacją do pracowników, dbając o chronologię i harmonogram (informacje na zewnątrz są wcześniej komunikowane pracownikom).
  • Komunikacja w dziale HR powoduje, iż znajduje się ona bliżej spraw pracowniczych. Pracownicy mają lepszy dostęp do informacji (ważnym elementem jest możliwość współpracy z działem PR – spójność informacji kierowanych do wewnątrz i na zewnątrz).
  • Komunikacja w Marketingu – ważne jest, żeby zachować spójność informacji komunikowanych przez firmę na zewnątrz i do wewnątrz. W przypadku takiej struktury problemem może być brak wiary w to, że komunikacja w firmie ma istotne znaczenie dla funkcjonowania firmy (w porównaniu z komunikacją marketingową, która przekłada się na sprzedaż produktów).
  • Oddzielny dział komunikacji wewnętrznej – ma więcej samodzielności i swobodę działania, natomiast natomiast zagrożeniem może być brak możliwości dobrego skoordynowania działań z tym, co dzieje się w PR, HR i Marketingu.
  • Dział komunikacji jako jednostka nadrzędna w firmie, w której zawierają się takie komórki firmy jak: PR, HR, CSR, marketing. Dział komunikacji wtedy ma kontrolę nad pełnym wizerunkiem firmy, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz. Komunikacja wewnętrzna powinna być wtedy prowadzona wspólnie z HR, aby być bliżej pracowników.

Narzędzia – co najlepiej sprawdza się w firmach?

1.Gazety firmowe

Magazyn wewnętrzny ABB – „Flesz”, jest to reportaż o życiu, rodzinie, pracy, zainteresowaniach i pasjach pracowników. Gazeta prezentuje osiągnięcia firmy przede wszystkim jako efekt pracy zespołów. Emocjonalny charakter informacji wzmacnia przekaz i wyzwala pozytywną energię. ABB często organizuje inicjatywy „Magazyn Flesz w plenerze”. Ponadto, imprezy, konferencje, spotkania integracyjne dla pracowników to doskonała okazja do zebrania opinii i zaprzyjaźnienia się z pracownikami

2.Intranet

Implementacja nowegointranetu w UPC Polska była projektem ogólnofirmowym. Do pracy zostały zaangażowane wszystkie działy i zespoły w organizacji. Zostali powołani koordynatorzy witryn oraz redaktorzy. Wdrożeniu towarzyszyła kampania promocyjna: akcja teaserowa, popularyzacja nazwy i logotypu, odliczanie, słodycze dla pracowników.

3.Newsletery

Co miesiąc do wszystkich pracowników PricewaterhouseCoopers w Polsce wysyłane są newslettery on-line, zawierające m.in. informacje od Partnera Zarządzającego (w tym odpowiedzi na pytania pracowników), ciekawostki na temat ostatnich wydarzeń dotyczących firmy (konferencje, wywiady z pracownikami, etc.), doniesienia o ostatnich sukcesach i wygranych projektach, informacje o działaniach społecznych (w tym akcjach Fundacji) oraz o działaniach marketingowych (np. nowe raporty, targi pracy).

 

4.Mailingi do pracowników dotyczących ważnych spraw w firmie

Jedną z dobrych praktyk komunikowania się wewnątrz organizacji, stosowaną w Henkel Polska jest ogłoszenie personalne rozsyłane do wszystkich pracowników za pośrednictwem wewnętrznej poczty elektronicznej. Firma informuje w nim o nowozatrudnionych, awansach czy rozstaniach z pracownikami. Istotną informacją jest to, że komunikaty nie dotyczą tylko szczebla kierowniczego, ale wszystkich pracowników organizacji. Ważne jest żeby takie ogłoszenie ukazało się odpowiednio wcześnie, w przyjaznej formie. Dzięki tej praktyce firma: buduje zaufanie i szacunek pracowników, unika powstawania plotek i domysłów, dba o przejrzystą i otwartą komunikacje.

 

5.Media społecznościowe

6.Fora pracownicze w intranecie

7.Chat z prezesem 

PGNiG co najmniej 2 razy do roku odbywa się czat Prezesa Zarządu z pracownikami, który trwa ok. 2-3 godzin. Pracownicy zadają pytania anonimowo wchodząc na specjalną stronę internetową. Odpowiedzi na pytania, do których prezes nie zdąży się ustosunkować, można znaleźć w publikacjach wewnętrznych. Pytania są trudne i często kontrowersyjne: od wskaźnika wzrostu płac poprzez niełatwe relacje ze związkami aż do ulubionych zajęć prezesa. Prezes nie uchyla się jednak od odpowiedzi. Podczas jednego z czat’ów w pewnym momencie rozmowy śledziło jednocześnie 1300 osób!

8.Komunikatorzy/liderzy CSR jako „punkt kontaktu pracownika” w każdym dziale

W Avivie – od 2001 roku do dnia dzisiejszego funkcjonują komunikatorzy – pracownicy (na różnych stanowiskach), reprezentujący każdy z działów w firmie. Ich główne zadania to: usprawnienie przepływu komunikacji między działami w centrali, przekazywanie współpracownikom z działu informacji, które nie wymagają zaangażowania ze strony kierownika, publikacje w intranecie dotyczące własnego działu i ich aktualizacja, dostarczanie materiałów do wydawnictw wewnętrznych.
PGNiG wdrożył projekt „Edukacja kierownictwa i pracowników w zakresie zrównoważonego rozwoju i odpowiedzialnego biznesu”. W ciągu roku przeszkolono blisko 1000 osób w organizacji, w tym większości dyrektorów Centrali oraz kluczowych osób we wszystkich spółkach i oddziałach. 25 osób wzięło udział w studiach podyplomowych nt CSR. Stworzono struktury zarządzania CSR we wszystkich podmiotach GK PGNiG.

9.Badania opinii pracowników

Aviva co roku przeprowadza Globalną Ankietę Pracowniczą, które odbywa się on-line, w tym samym czasie w każdym biznesie firmy na świecie. Do ankiety można logować się z każdego miejsca, co gwarantuje pełną anonimowość. Pytania obejmują każdy obszar funkcjonowania organizacji. Wyniki ankiety są ściśle skorelowane z oceną menedżerów i zarządu. Po ich ogłoszeniu, w każdym dziale powstają grupy projektowe mające na celu poprawę tego, co zostało w badaniu źle ocenione na poziomie ich zespołu. Dział HR zajmuje się planami działań w odniesieniu do całej grupy Aviva.

10.Forum pracownicze


Providencie regularnie odbywają się spotkania 76 pracowników – przedstawicieli poszczególnych dywizji oraz proporcjonalnie – wszystkich działów (tzw. „Forumowiczów”) z zarządem i wyższą kadrą zarządzającą. Informacje o zapytaniach i odpowiedziach udzielonych przez prezesa i zarząd wiszą na tablicach ogłoszeniowych we wszystkich oddziałach firmy. Forumowicze pełnią funkcję konsultantów przy realizacji nowych projektów w firmie.
11.Szkolenia uczące kompetencji komunikacyjnych


Liczne sygnały o niepoprawnych praktykach komunikacyjnych w firmieABB rozbudziły potrzebę szkolenia z zakresu umiejętności komunikacyjnych. Cyklem szkoleń zostało objętych ponad 50 % pracowników firmy, czyli około 1200 osób. Szkolenie zostało dofinansowane ze środków unijnych. Szkolenia były prowadzone w latach 2009 -2010.

Cele szkolenia to przede wszystkim budowanie odpowiedzialności za jakość komunikacji oraz jakość budowanych relacji, rozwijanie wiedzy o relacjach międzyludzkich, zasadach skutecznej komunikacji, budowanie współpracy i wskazanie roli zachowań kooperacyjnych w opozycji do zachowań rywalizacyjnych, budowanie organizacyjnej kultury komunikacyjnej poprzez rozwijanie umiejętności feedbacku oraz, w ramach budowania kultury komunikacji, podkreślanie wagi projektów międzydziałowych.

Więcej przykładów budowania dialogu z pracownikami znajdziesz w zakładce Dobre praktyki.