Etapy budowania relacji w procesach HR

img-pracownicy-02.svg

Budowanie relacji z pracownikiem jest bardzo ważne dla obu stron i powinno trwać przez cały czas funkcjonowania w organizacji – od momentu zatrudnienia po odejście pracownika z firmy.

Planowanie zatrudnienia

Budowanie relacji warto zacząć już w fazie planowania zatrudnienia. Dobrze jest przedstawić kandydatowi kulturę organizacyjna panującą w firmie i wyznawane przez nią wartości. Jest istotne, by komunikacja w tym zakresie była jasna i zrozumiała dla osoby ubiegającej się o pracę, co pozwala na weryfikację i dopasowanie jego oczekiwań w stosunku do firmy.

Ważną kwestią jest też odpowiednie zbudowanie ogłoszenia rekrutacyjnego, zawierającego opis stanowiska pracy oraz profil kandydata. Równie istotny jest dobór narzędzi i kanałów komunikacji, wykorzystywanych w tym procesie oraz to, czy ogłoszenie jest kierowane do pracowników wewnątrz firmy, czy na zewnątrz. Pracodawca wyraźnie komunikuje swoje oczekiwania w stosunku do kandydata.

Kwestią szczególnie ważną na tym etapie jest kształtowanie relacji pomiędzy osobą potrzebującą nowego pracownika do swojego działu/właściciela projektu a działem HR, który zajmie się przygotowaniem ogłoszenia rekrutacyjnego. Manager musi jasno sformułować profil kandydata, a dział HR wesprzeć go w tej kwestii.

Warto zadbać także o relacje z dotychczasowymi pracownikami firmy, którzy będą pracować z nowym kolegą/koleżanką. Komunikacja z zespołem, do którego dołączy nowy pracownik, jest zatem istotna już na etapie planowania zatrudnienia.

Rekrutacja i selekcja

W fazie rekrutacji i selekcji trzeba zwrócić uwagę na relacje panujące pomiędzy wszystkimi uczestnikami tego procesu. Każde podjęte w tym zakresie działanie jest istotne. Przede wszystkim trzeba zadbać o to, aby po spłynięciu dokumentów od kandydatów na bieżąco informować ich o postępie procesu rekrutacji. Warto wypracować standardy w relacjach z kandydatami, ponieważ one wpłyną na wizerunek firmy.

Nie wolno także zapomnieć o tym, że już od jakiegoś czasu zmieniła się postawa i oczekiwania kandydatów w stosunku do rekrutujących. Jest to związane z wkroczeniem na rynek pracy tzw. pokolenia Y. Obecnie nie tylko rekruter zadaje pytania kandydatowi, ale i sam kandydat nie boi się pytać. Dlatego warto być przygotowanym na sytuację, w której potencjalny pracownik przychodzi przygotowany na rozmowę, dysponując informacjami (także tymi negatywnymi), jakie znalazł w Internecie na temat firmy. To w jaki sposób zachowa się rekrutujący, będzie miało wpływ na kształtowanie relacji z kandydatem.

Wdrożenie do organizacji

Na etapie wprowadzenia pracownika do organizacji niezmiernie ważne staje się zadbanie o zbudowanie pierwszego wrażenia. Specjaliści mówią, że można pozyskać talent, ale jeśli w odpowiedni sposób się go nie wprowadzi, to istnieje aż 70% niebezpieczeństwo, iż nie będzie on w pełni wydajny.

Warto zwrócić uwagę na to, w jaki dzień nastąpi przyjęcie nowego pracownika do firmy np. czy przypadkiem nie jest to piątek, dzień tuż przed lub po świętach itd. Może to zbudować mylne wyobrażenie pracownika o atmosferze pracy w organizacji.

Istotną kwestią jest też wybór osoby wprowadzającej – czy będzie to ktoś z działu HR, osoba z działu, do którego pracownik dołączy, czy też kierownik wyższego szczebla. Dobrze też gdy taka osoba będzie charakterologicznie dopasowana do roli opiekuna i będzie jak najlepiej odzwierciedlała kulturę organizacyjną firmy. Pomocną kwestią jest też wyznaczenie osoby, która pomoże kandydatowi w kwestiach nieformalnych, związanych z nowym środowiskiem, np. pokaże gdzie można napić się kawy, powie jak uniknąć kolejek przy windzie itp.

Trzeba także zwrócić dużą uwagę na drobiazgi takie jak przygotowanie pierwszego dnia telefonu służbowego, adres e-mail, z którego pracownik może wysłać np. informacje do swoich poprzednich klientów o zmianie miejsca/stanowiska pracy, czy przygotowanie kompletu innych rzeczy niezbędnych do pracy (w przypadku handlowca oprócz komputera i telefonu istotny będzie samochód).

Inną kwestią w kolejnych dniach wdrażania pracownika, jest przedstawienie mu regulaminu pracy, istotnych informacji o działalności firmy i jej wartościach. W przypadku firmy Henkel np. każdy nowy pracownik otrzymuje płytę CD pt. „Welcome to Henkel”, dzięki której ma możliwość zapoznania się z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Co więcej, gdy zbierze się grupa 12 nowych pracowników, firma organizuje dla nich 3 dniowe szkolenie, podczas którego prezentowane są zasady dotyczące samej organizacji, funkcjonowania innych działów itd. Tak jest też w innych firmach np. w Avivie czy ABB (szkolenia wprowadzające). Z kolei w przypadku PwC co jakiś czas odbywają są spotkania – tzw. „knowledge Fridays”, podczas których każdy dział prezentuje to czym się zajmuje oraz kto w nim pracuje. Spotkania są dobrowolne.

Kolejne etapy funkcjonowania pracownika w organizacji

W trakcie planowania rozwoju przede wszystkim należy zwrócić uwagę na jasne wytyczenie ścieżki rozwoju uwzględniającej aspiracje i plany pracownika.

Na etapie oceny pracowniczej należy pamiętać o wzajemności w kształtowaniu relacji. Stworzenie przestrzeni do wypowiedzi pracowników i wsłuchiwanie się w ich potrzeby pozwoli na lepsze dopasowanie oczekiwań obu stron.

Ważnym momentem funkcjonowania organizacji, w którym szczególnie należy zadbać o prawidłowe relacje, jest sytuacja zmiany (degradacja, awans, job rotation). Przygotowanie pracownika do zmiany stanowiska oraz osób, z którymi taka osoba będzie pracować, jest wówczas kluczowe.

Bardzo ważne jest także kształtowanie relacji z odchodzącymi pracownikami, gdyż to oni m.in. budują wizerunek dobrego pracodawcy, nigdy też nie wiadomo czy któraś z tych osób kiedyś do firmy nie wróci.

Więcej informacji na temat budowania relacji z pracownikami oraz procesów HR związanych z odpowiedzialnością społeczną firmy można znaleźć w publikacji „Firma=pracownicy”, którą można pobrać tutaj.  Zachęcamy do lektury!